【観点の取得】なぜ僕たちの仕事は終わらないのか -段取りの重要性-
こんにちわ、domです。
皆さんは最近忙しいですか？以下に当てはまってるものがあれば、是非読んでいってもらえればと思います。
・1つの仕事・業務が終わらず、気づけばいくつものタスクを同時並行で進めている。
・新しく案件・タスクを受けようにも既に手一杯である。
・スムーズにタスクが終わらず、定時や期待していた時間に帰れない。
ちなみに私の部署も人の異動が激しいので、とてもとても忙しいです。。
ただ私は忙しい、残業などがとても嫌なので日々効率化できないのか？OSできないのか？など、楽にできないのか？を考えるようにしています。
本日は、「忙しさを減らすための観点」がとてもなるほど！と思う本に出合ったので、そちらを基に考えをまとめました。
自身が持ってなかった観点を習得し、より生産的に日々を過ごすことを目指しましょう。
参考文献：いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書
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<本日の構成>
①結論
②観点
③具体的な行動例
④まとめ
⑤リクルート社員が株をやってみた
①結論
タスクが終わらないのは、以下のどれかができていないことが多い。
a)やり直し/修正が起こらない
b)締め切りを守る意思・工夫
c)締め切りの設定
個人的には(a)と(b)が一番刺さったため、そこをメインに解説していきます。
②観点の取得
下記が重要だと感じる観点になります。
Q1.やり直し/修正など、出戻りは生じていないか？
Q2.質を高めると時間を守るがごっちゃになっていないか？
Q3.完成したら渡す、報告するという思考になっていないか？
Q4.こまめに軌道修正を行っているか？
Q1.やり直し/修正など、出戻りは生じていないか？
当たり前ですが、やり直し/修正が発生していては、タスク量は当初の何倍にも増えます。防ぐためには、「初動」を丁寧にすることが大切です。
◯関連の事象について考えてみる
◯関連情報を調べ尽くす
◯進め方とエラーが出た時の対応について、事前に相談しておく
基本はエラーが出ないように進めますが、エラーがでることも想定し、その時に考えなくて済むように準備をする。また、エラーが出た際には関連のエラーも一緒に見つける。この意識を持つことで、後々のやり直しを減らし、効率を上げていきましょう。
例)タスクに取り掛かる前に事前に先輩と、スケジュールと完了すべきタスクのすり合わせを行い、同時にエラーが出た時の報告対象と対応内容もすり合わせてから着手する。
Q2.質を高めると時間を守るがごっちゃになっていないか？
私は社会人初めの頃、ごっちゃになっていました。つまり、「素晴らしいものを作るには多少時間がかかってしまうから待ってほしい」という思い込みを持っていました。ダメです、最優先すべきものは「締め切り」です。
ただもちろん、成果物の品質も重要です。締め切りを守ったが、アウトプットの質は合格点に届かないもNGです。
なぜなら今の社会において、「時間内にやり遂げることも実力の一つ」であり、それで評価がされるからです。
Q3.完成したら渡す、報告するという思考になっていないか？
一人でタスクを100%やりきろうとする姿勢は素晴らしいです。しかし、そのために「やり直し」や「締め切りに間に合わない」なら意識改善が必要です。
重要なことはやり直しを減らし、締め切りに間に合わせるかであり、認識齟齬や外部要因での修正をいかに少ない状態で食い止められるかを意識すべきです。
そのためには、完成度が低くてもいいので進捗があれば共有、懸念点があればすぐに相談・報告することです。
例)PPTを作る前に内容について上長に合意を取る。PPTを作ってから上長に相談し、内容に齟齬がある場合、PPTの作製もやり直す必要になるからであり、また大幅な時間ロスになるためだ。
Q4.こまめに軌道修正を行っているか？
一日のタスクを朝確認する、書き出す人は多いと思うが、一日が終わったタイミングで満足した進捗がある日が少ないのはなぜか。それは適切に軌道修正を行えていないからだ。
「やるべきこと」は横からどんどん増えるため、最低1日朝夕の2回、できれば3時間ごとに、今日中にやるべきことや段取りの再設定を行うことで、スケジュールの破綻に事前に対処することができる。(場合によっては上長に報告・相談する必要がある場合でも、手遅れになる可能性を下げられる)
③まとめ
観点を増やすことこそが成長の第一歩だと考えます。
今回の場合、「やり直し/修正を減らすために」という観点の取得が一番重要だと思います。この観点を意識できていないと、やり直し発生が仕方がないと考えてしまい、どうしても一つタスクにかかる時間が増えてしまいます。また、今は良くても将来的に時間が足りないと必ず困ることになります。
一緒に活躍できる人間を目指し、努力を進めていきましょう。
参考文献：いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書
おススメ度：A もう一度読みたいレベル。
④リクルート社員が株をやってみた
突然ですが、個人的に後悔していることの一つに「株に興味があったのに始められなかったこと」があります。学生を始め、20代というリスク許容度が大きい時期から、資産形成の一つとして株を勉強することを強くお勧めします。
domの場合、具体的には個別株ではなく投資信託(インデックス投資)をメインとやっています。是非この機会に、株をやってみるとどうなるかについてのイメージを発信できればと考えています。
今回は具体的な解説はしませんが、右列が評価損益(各銘柄のトータル利益/損)になります。
まだ投資歴1年未満ですが、給与・ボーナスなどから200万程度を株に変え、現在20万円の利益になっています(上がりすぎ)。
是非本ブログなどを参考に、イメージをつけ、投資について理解し、なるべく早い段階で投資を始めていただき、FIRE(早期リタイア)を一緒に目指していきましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
下記、スターで読んだことをお知らせ頂ければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
